Kỹ năng quản lý thời gian hay quản lý thời gian là một khái niệm khá phổ biến tại các nước Châu Âu, Châu Mỹ và còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Khi chúng ta tìm kiếm từ khóa “Kỹ năng quản lý thời gian” hay “quản lý thời gian trên Google chúng ta nhận được khá nhiều kết quả. Tuy nhiên, đa phần các bài viết đều hướng dẫn khá trừu tượng. PMS sẽ giới thiệu các phương pháp áp dụng trong việc quản lý quỹ thời gian cá nhân, cân bằng cuộc sống.
Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian
Mỗi ngày, chúng ta đều có rất nhiều thứ để làm nhưng quỹ thời gian thì có giới hạn. Nhưng điều đó không có nghĩa chúng ta phải nhồi nhét thật nhiều việc để hoàn thành. Các kết quả tìm kiếm trên Google thường hướng dẫn chúng ta nhồi nhét thật nhiều công việc hoặc làm thật nhiều việc một lúc. Cứ cho là chúng ta có thể làm được, nhưng hiệu quả mang lại chắc chắn không cao. Về lâu dài sẽ dẫn đến việc cơ thể quá tải, stress, burnt out (kiệt sức).
Hãy từ bỏ tư duy lập một bảng công việc dài hơn cả thanh xuân của bạn và ép bản thân hoàn thành càng sớm càng tốt. Điều đó chỉ làm cho bạn quá tải, ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và thậm chí hiệu quả công việc không cao. Bằng các phương pháp dưới đây hãy áp dụng và rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian cho bản thân.
Tư Duy Đúng Về Quản Lý Thời Gian
Tư duy đúng về quản lý thời gian là chúng ta cân bằng được thời gian làm việc, học tập và thời gian thư giãn. Khoảng thư giãn sẽ giúp chúng ta hồi phục và có thể quay lại làm việc hiệu quả hơn. Hãy biết sắp xếp các đầu việc quan trọng để hoàn thành trước, những việc không thật sự quan trọng hay không cấp bách chúng ta có thể sắp xếp làm ở một thời điểm khác. Hãy tận hưởng học tập và công việc, đừng để bị chi phối. Quản lý thời gian đúng đừng để bị cuốn đi bởi “To do list” dài không lối thoát.
Giải Pháp Nâng Cao Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian
Cần áp dụng các quy luật, sử dụng kết hợp quy luật với các phương pháp đúng để đạt được hiệu quả mong đợi.
Các Quy Luật Quản Lý Thời Gian
Quy Luật 80/20 (Pareto Principle)
Quy luật này cho rằng 80% hiệu quả công việc của chúng ta (output) được hình thành và tạo nên bởi 20% khoảng thời gian làm việc hiệu quả (input).
Giải thích cụ thể hơn, quy luật này áp dụng vào quản lý thời gian thì 80% thành quả, hiệu quả được tạo nên bởi 20% làm việc hiệu quả. Chúng ta cần tự mình theo dõi và đánh giá xem khoảng thời gian đấy rơi vào thời điểm nào, với những chu trình làm việc như thế nào, không gian làm việc ra sao… Khi tìm đã tìm được thì việc còn lại bạn cần làm là tập trung phát triển và mở rộng khoảng 20% này.
Áp dụng thành công quy luật này sẽ giúp các bạn quản lý thời gian và phát triển công việc tốt hơn, làm việc hiệu quả hơn. Kỹ năng quản lý thời gian cũng từ đó mà nâng lên một bậc.
Quy luật 4 lò lửa: (The Four Burners Theory)
Quy luật 4 lò lửa hay còn gọi là “Bếp cuộc sống” tượng trưng cho: Gia đình, Công việc, Bạn bè, Sức khỏe.
Khi chúng ta bật cả 4 “lò lửa” này cùng một thời điểm, hiển nhiên cả 4 sẽ cháy với ngọn lửa nhỏ. Khi ta tắt 1 “lò lửa” đi, 3 “lò lửa” còn lại sẽ cháy mạnh hơn 1 chút và khi ta tắt thêm 1 “lò lửa” nữa thì 2 lò còn lại sẽ cháy mạnh hơn nữa.
Trong cuộc sống cũng vậy, tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể tập trung “Công việc” để lo cho “Gia đình”. Chúng ta sẽ không có thời gian chăm sóc “Sức khỏe” hay đi gặp gỡ, giao lưu cùng “Bạn bè”. Khi bạn đã thành công trong “Công việc” và đã đủ dư giả lo cho “Gia đinh”, lúc này chúng ta có thể bắt đầu chăm sóc “Sức khỏe” bản thân nhiều hơn, vui chơi, gặp gỡ “Bạn bè”.
Đừng cầu toàn muốn mọi việc hoàn hảo cùng một lúc, điều này chỉ gây áp lực và tổn hại đến sức khỏe cũng như tinh thần chúng ta. Hãy cân bằng các yếu tố theo từng thời điểm, từng giai đoạn trong cuộc đời.
Luật Parkinson: (Parkinson’s Law)
Các bạn có nhớ đến bài tập tết khi còn đi học không? Hay những deadline sếp giao đầu tháng và hạn chót là cuối tháng? “Còn nhiều thời gian mà, từ từ rồi làm” hay “mai mình sẽ bắt đầu làm” và “3 ngày cuối mình sẽ bắt đầu làm”. Điều gì đến cũng đến, đêm trước hạn nộp bài các bạn cắm mặt mũi vào núi bài tập, chạy đua với deadline. Mặc dù công việc hay đống bài tập đó bạn chỉ cần 50% thời gian của thời hạn để hoàn thành nhưng chúng ta vẫn hoàn thành sát nút hoặc trễ hạn.
Theo luật Parkinson, khi chúng ta để thời gian quá dài so với khối lượng của 1 công việc, công việc đó sẽ nở ra và chiếm trọn khoảng thời gian đó. Chúng ta cần đặt ra áp lực thời gian hoàn thành dù thời hạn còn nhiều hoặc thời gian dài hơn so với khối lượng công việc.
Với deadline còn 30 ngày nhưng theo năng lực và đánh giá chúng ta có thể hoàn thành sớm hơn thời hạn. Vậy thì hãy cố gắng sắp xếp để hoàn thành để bạn có nhiều thời gian làm công việc khác và thoải mái đầu óc hơn khi không còn phải suy nghĩ về deadline vì đã hoàn thành trước hạn.
Phương Pháp Quản Lý Thời Gian
Trong các phương pháp dưới đây ngoài giúp tăng kỹ năng quản lý thời gian còn có thể dùng trau dồi kỹ năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định.
Ma Trận Eisenhower (The Eisenhower Matrix) Áp Dụng Trong Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Và Đưa Ra Quyết Định:
Ma trận Eisenhower là một phương pháp dẫn lối và gỡ rối cho chúng ta khỏi list vấn đề cần giải quyết. Ma trận này hỗ trợ bạn đánh giá và lựa chọn công việc nào cần làm ngay, công việc nào có thể để làm sau hoặc có thể làm bất cứ khi nào bạn rãnh.
Đến với ma trận Eisenhower, chúng ta có 4 tiêu chí ở 4 ô: Khẩn cấp – Không khẩn cấp -Quan trọng – Không quan trọng:
- Quan trọng – Khẩn cấp: Những vấn đề cần giải quyết ngay, gấp hoặc rất gấp và tất nhiên là việc này thật sự quan trọng.
- Quan trọng – Không khẩn cấp: Đây là những vấn đề có mức độ quan trọng nhưng chúng ta không nhất thiết phải hgiải quyết ngay. Chúng ta có thể lên kế hoạch giải quyết vấn đề này ở một khoảng thời gian khác và nhường chỗ cho vấn đề Quan trọng – Khẩn cấp.
- Khẩn cấp – Không quan trọng: Những vấn đề tại ô này chúng ta có thể ủy thác cho người khác hoặc có thể loại bỏ, từ chối vì vấn đề này không quan trọng (không liên quan trực tiếp đến chúng ta).
- Không khẩn cấp – Không quan trọng: Đây là những vấn đề chúng ta hoàn toàn có thể loại bỏ đi hoặc có thể giải quyết khi thật sự rãnh rỗi.
Dựa vào ma trận Eisenhower hãy lập danh sách các vấn đề theo các mức độ. Từ đó, chúng ta đã có thể nhận biết và đánh giá mức độ của vấn đề cần giải quyết.
Đặt Mục Tiêu Là Bước Quan Trọng Trong Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Và Đưa Ra Quyết Định
Để có thể đi đúng hướng trong quá trình giải quyết vấn đề, chúng ta cần đặt mục tiêu rõ ràng. Một ngày chúng ta sẽ giải quyết bao nhiêu vấn đề quan trọng?
Đối với bước này, chúng ta có thể áp dụng phương pháp Most Important Tasks (M.I.T.s). Tức phương pháp “Đầu việc quan trọng”.
Phương Pháp Đầu Việc Quan Trọng (Most Important Tasks – M.I.T.s):
Không nhất thiết chúng ta phải giải quyết hết mọi vấn đề trong một ngày. Nên đặt mục tiêu giải quyết cụ thể 2 hay 3 vấn đề quan trọng sẽ giúp đạt hiệu quả cao hơn.
Đối với phương pháp này, cho rằng mỗi người cần chọn ra 3 đầu việc quan trọng nhất và bắt đầu hoàn thành chúng trước tiên trong ngày.
Những công việc này nằm trong ô Quan trọng – Khẩn cấp của ma trận Eisenhower. Khi chúng ta hoàn thành 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày, chúng ta sẽ có một ngày không uổng phí. Nếu có dư thời gian, mọi người có thể làm những việc khác hay thực hiện những kế hoạch khác.
Trong thực tế, khi chúng ta làm việc thật nhiều, nhưng chúng ta có thật sự hoàn thành được việc quan trọng cần làm hay chưa? Thay vì nghĩ bản thân cần làm rất nhiều công việc một ngày thì phương pháp này giúp ta nhận ra chỉ cần hoàn thành từ 1 đến 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày đã thực sự là một thành công. Chúng ta sẽ giảm bớt được căng thẳng, tinh thần thoải mái hơn và có động lực để ngày tiếp theo tiếp tục làm việc thật hiệu quả.
Trường Tư Vấn Đào Tạo PMS
PMS được xây dựng bởi những cá nhân tâm huyết với ngành đào tạo, luôn nỗ lực không ngừng để mang đến cho Doanh nghiệp/ Học viên những khóa học/ chương trình tạo nên sự khác biệt và đột phá. Vì thế, các chương trình tư vấn – đào tạo tại PMS không ngừng được cập nhật, cải tiến, nâng cao để phù hợp với sự đổi mới liên tục của thị trường, nhằm hoàn thiện cho từng đội ngũ quản lý một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Thông tin liên hệ
Trụ sở: Tầng 9, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, P 26, Quận Bình Thạnh, TP HCM
CN Bình Dương: Đại học Quốc Tế Miền Đông, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Hòa Phú, Thành phố mới Bình Dương, Tỉnh Bình Dương
Email: info@pms.edu.vn
Điện thoại: 028 7300 6069
