Kỹ năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định là kỹ năng không tự nhiên mà có. Cần trải qua quá trình trải nghiệm, học hỏi đúng đắn mới có thể đạt được kỹ năng này. Người ta đã nghiên cứu và đưa ra được cụ thể các bước cần để đạt được kỹ năng giải quyết vấn đề. Khi đã thành thạo các bước giải quyết vấn đề, ta tiếp tục rèn luyện các bước của kỹ năng đưa ra quyết định.
Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Và Đưa Ra Quyết Định
Kỹ năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định cần trong việc quản lý sự cố. Khi Doanh nghiệp hay chính chúng ta gặp phải một sự cố bất ngờ trong công việc hay đời sống. Chúng ta cần có kỹ năng này để có thể đưua ra được các quyết định giải quyết được vấn đề một cách tối ưu nhất. Vậy thì để đạt được khả năng này, bạn cần trải qua quá trình rèn luyện theo từng bước cụ thể dưới đây.
Nhận Biết Vấn Đề
Xác định, nhận biết vấn đề thực sự mà bạn gặp phải là bước đầu tiên để rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Vấn đề thật sự là những việc bạn phải đưa ra hướng giải quyết thì nó mới biến mất. Ngược lại, những việc không cần chúng ta can thiệp mà việc đó sẽ tự động biến mất thì đó không phải vấn đề ta cần lãng phí thời gian. Đặt các câu hỏi cho bản thân: Chuyện gì xảy ra nếu…? Nếu không thực hiện được việc này thì sẽ…? Các câu hỏi này sẽ giúp bạn nhận định được đây có thật sự là vấn đề bạn cần giải quyết hay không.
Đôi khi, chúng ta cần tham khảo những cố vấn, bạn bè, người thân… Vì không phải vấn đề nào chúng ta cũng có thể tự nhận thấy ở góc nhìn của bản thân.
Ai Là Nhân Vật Chính Trong Vấn Đề?
Cần nhận biết ai là nhân vật chính trong vấn đề, chúng ta hay một ai khác. Nếu nhân vật chính của vấn đề là một người khác, họ có liên quan đến chúng ta không? Họ không giải quyết được vấn đề có ảnh hưởng đến chúng ta không? Đặt ra trong đầu những câu hỏi để cân nhắc xem vấn đề thật sự có ảnh hưởng đến chúng ta.
Nhiều Vấn Đề Cần Giải Quyết
Vấn đề chúng ta gặp phải trong cuộc sống hằng ngày không chỉ có một. Nhiều vấn đề dồn dập cùng lúc đôi khi làm chúng ta quá tải và không biết phải xử lý thế nào. Bước đầu tiên như đã đề cập phía trên, chúng ta cần nhận thức được vấn đề và mức độ liên quan của chúng ta đến vấn đề đó.
Hướng giải quyết là hãy lập một danh sách các vấn đề theo mức độ liên quan và quan trọng. Vấn đề nào là quan trọng? Sử dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp chúng ta nhận ra mức độ quan trọng của mọi việc.
Ma Trận Eisenhower (The Eisenhower Matrix) Áp Dụng Trong Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Và Đưa Ra Quyết Định:
Ma trận Eisenhower là một phương pháp dẫn lối và gỡ rối cho chúng ta khỏi list vấn đề cần giải quyết. Ma trận này hỗ trợ bạn đánh giá và lựa chọn công việc nào cần làm ngay, công việc nào có thể để làm sau hoặc có thể làm bất cứ khi nào bạn rãnh.
Đến với ma trận Eisenhower, chúng ta có 4 tiêu chí ở 4 ô: Khẩn cấp – Không khẩn cấp -Quan trọng – Không quan trọng:
- Quan trọng – Khẩn cấp: Những vấn đề cần giải quyết ngay, gấp hoặc rất gấp và tất nhiên là việc này thật sự quan trọng.
- Quan trọng – Không khẩn cấp: Đây là những vấn đề có mức độ quan trọng nhưng chúng ta không nhất thiết phải hgiải quyết ngay. Chúng ta có thể lên kế hoạch giải quyết vấn đề này ở một khoảng thời gian khác và nhường chỗ cho vấn đề Quan trọng – Khẩn cấp.
- Khẩn cấp – Không quan trọng: Những vấn đề tại ô này chúng ta có thể ủy thác cho người khác hoặc có thể loại bỏ, từ chối vì vấn đề này không quan trọng (không liên quan trực tiếp đến chúng ta).
- Không khẩn cấp – Không quan trọng: Đây là những vấn đề chúng ta hoàn toàn có thể loại bỏ đi hoặc có thể giải quyết khi thật sự rãnh rỗi.
Dựa vào ma trận Eisenhower hãy lập danh sách các vấn đề theo các mức độ. Từ đó, chúng ta đã có thể nhận biết và đánh giá mức độ của vấn đề cần giải quyết.
Đặt Mục Tiêu Là Bước Quan Trọng Trong Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Và Đưa Ra Quyết Định
Để có thể đi đúng hướng trong quá trình giải quyết vấn đề, chúng ta cần đặt mục tiêu rõ ràng. Một ngày chúng ta sẽ giải quyết bao nhiêu vấn đề quan trọng?
Đối với bước này, chúng ta có thể áp dụng phương pháp Most Important Tasks (M.I.T.s). Tức phương pháp “Đầu việc quan trọng”.
Phương Pháp Đầu Việc Quan Trọng (Most Important Tasks – M.I.T.s):
Không nhất thiết chúng ta phải giải quyết hết mọi vấn đề trong một ngày. Nên đặt mục tiêu giải quyết cụ thể 2 hay 3 vấn đề quan trọng sẽ giúp đạt hiệu quả cao hơn.
Đối với phương pháp này, cho rằng mỗi người cần chọn ra 3 đầu việc quan trọng nhất và bắt đầu hoàn thành chúng trước tiên trong ngày.
Những công việc này nằm trong ô Quan trọng – Khẩn cấp của ma trận Eisenhower. Khi chúng ta hoàn thành 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày, chúng ta sẽ có một ngày không uổng phí. Nếu có dư thời gian, mọi người có thể làm những việc khác hay thực hiện những kế hoạch khác.
Trong thực tế, khi chúng ta làm việc thật nhiều, nhưng chúng ta có thật sự hoàn thành được việc quan trọng cần làm hay chưa? Thay vì nghĩ bản thân cần làm rất nhiều công việc một ngày thì phương pháp này giúp ta nhận ra chỉ cần hoàn thành từ 1 đến 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày đã thực sự là một thành công. Chúng ta sẽ giảm bớt được căng thẳng, tinh thần thoải mái hơn và có động lực để ngày tiếp theo tiếp tục làm việc thật hiệu quả.
Đánh Giá Cách Thức Giải Quyết Vấn Đề
Trên cơ sở dữ liệu thu thập thông tin vấn đề, hãy phân tích các dữ liệu nhằm chọn lọc các dữ liệu cần thiết. Sau khi chọn lọc dữ liệu của vấn đề, chúng ta bắt đầu xác định giải pháp giải quyết vấn đề.
Lựa Chọn Giải Pháp Giải Quyết Vấn Đề
Giải pháp tối ưu là phải đáp ứng được ba yếu tố: Có tác dụng khắc phục/giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
- Cách thức thực hiện giải pháp?
- Thỏa mãn những mục tiêu nào?
- Phí tổn thất về chi phí, công sức… cho mỗi giải pháp?
- Phân loại giải pháp từ thấp lên cao.
Tiến Hành Thực Hiện Giải Quyết Vấn Đề
Khi đã phân loại được mức độ hiệu quả của các giải pháp giải quyết vấn đề, bắt tay thực hiện giải pháp đó.
Đánh Giá Kết Quả Thực Tế
Đánh giá hiệu quả sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước cần thiết trong kỹ năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định là rất quan trọng. Sau đánh giá chúng ta sẽ đúc kết được nhiều kinh nghiệp cho những vấn đề cần giải quyết sau này.
Trường Tư Vấn Đào Tạo PMS
PMS được xây dựng bởi những cá nhân tâm huyết với ngành đào tạo, luôn nỗ lực không ngừng để mang đến cho Doanh nghiệp/ Học viên những khóa học/ chương trình tạo nên sự khác biệt và đột phá. Vì thế, các chương trình tư vấn – đào tạo tại PMS không ngừng được cập nhật, cải tiến, nâng cao để phù hợp với sự đổi mới liên tục của thị trường, nhằm hoàn thiện cho từng đội ngũ quản lý một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Thông tin liên hệ
Trụ sở: Tầng 9, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, P 26, Quận Bình Thạnh, TP HCM
CN Bình Dương: Đại học Quốc Tế Miền Đông, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Hòa Phú, Thành phố mới Bình Dương, Tỉnh Bình Dương
Email: info@pms.edu.vn
Điện thoại: 028 7300 6069
