Trong quá trình tổ chức sự kiện, để gây ấn tượng với khách tham dự, bạn cần có một kịch bản hấp dẫn, một địa điểm tổ chức lý tưởng và một ekip chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đã bao giờ bạn tự hỏi, làm cách nào để không chỉ khách tham dự, mà toàn bộ công chúng – những người không tham gia sự kiện đều thấy ấn tượng từ trước khi sự kiện diễn ra và cả sau khi đã kết thúc? Một chiến dịch truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.
Truyền thông cho sự kiện là một hạng mục gần như bắt buộc cho tất cả các sự kiện tổ chức, kể cả sự kiện nội bộ cũng cần truyền thông nội bộ.
Truyền thông sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích cho nhà tổ chức:
Đem đến thông tin chính xác cho các đối tượng nhận truyền thông
Kích thích sự tò mò và mong muốn tham gia
Thu hút người tham dự (đối với các sự kiện bán vé hoặc tuyên truyền)
Quảng bá thương hiệu
Truyền tải thông điệp cho cả những người không tham dự
Những nguyên tắc thành công của truyền thông cho sự kiện
Hiểu rõ đối tượng được truyền thông và mục tiêu truyền thông
Thống nhất nội dung truyền thông (đặc biệt chú trọng về thương hiệu)
Ý tưởng đột phá (chiến dịch truyền thông)
Kế hoạch cụ thể rõ ràng
Thiết lập nhiều khả năng truyền thông (xử lý rủi ro truyền thông nếu có sự cố hoặc đẩy mạnh hiệu quả nếu truyền thông thành công hơn mong đợi)
Các bước truyền thông cho sự kiện
Trước sự kiện
Xác định mục tiêu sự kiện, lựa chọn kênh truyền thông sử dụng (có thể chọn nhiều kênh cùng lúc), chuẩn bị kế hoạch cụ thể, tạo các “điểm nhấn” truyền thông (ưu đãi đặt vé sớm, đếm lùi ngày diễn ra, KOL…)
Tạo Fanpage cho sự kiện: Tạo trang sự kiện, cập nhật các thông tin về giới thiệu chung về sự kiện, kế hoạch lịch trình, thời gian, diễn giả, địa điểm bản đồ… nhằm mang đến đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết nhất đến công chúng.
Thường xuyên đăng tải nội dung lên fanpage sự kiện: Khi bạn tạo trang fanpage để truyền thông cho sự kiện, một điều cần lưu ý bạn không thể bỏ bê fanpage mà không có hoạt động gì.
Gửi Email đến đối tượng khách hàng tiềm năng: Hình thức email tuy cũ nhưng vẫn mang lại hiệu quả để tiếp cận với khách hàng tiềm năng. Nếu bạn biết cách đặt những nội dung thú vị và thu hút từ những dòng đầu tiên. Điều cần lưu ý trước tiên, bạn cần thu thập data chất lượng.
Lan tỏa sự kiện qua các kênh báo chí: Kênh báo chí được đánh giá là “bên thứ 3” đáng tin cậy đối với công chúng trong bất kỳ sự kiện nào. Thương hiệu nào cũng mong muốn được xuất hiện trên báo chí, các kênh truyền thông đại chúng.
Trong sự kiện
Trực tiếp sự kiện (truyền hình trực tiếp, livestream, mạng xã hội…), sử dụng công cụ hỗ trợ (hashtag, game trong sự kiện, hoạt động tương tác…)
Tương tác với người xem bằng các câu hỏi và vote: Hãy tạo poll vote giúp mọi người dù có mặt tại sự kiện hay không cũng sẽ được tham gia vào một phần của sự kiện góp phần tạo sự lan tỏa. Hình thức này thích hợp cho những sự kiện là trận đấu hoặc có phần thi đấu…
Sau sự kiện
Tương tác bằng nhiều hình thức để nhắc lại (báo chí, mạng xã hội, người nổi tiếng, hoạt động bùng nổ thành công). Nếu là sự kiện mang tính chu kỳ thì sẽ thêm vài ẩn số để thu hút sự tham gia cho sự kiện sau.
